Einführung

Solvay („wir“) erkennt die Datenschutzinteressen aller Personen an und unterstützt und respektiert diese Interessen bei der Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Informationen durch Solvay.
Insbesondere respektiert Solvay die Datenschutzinteressen und die Privatsphäre seiner Kunden, Lieferanten und Beschäftigten sowie aller anderen Personen, mit denen Solvay geschäftlich zu tun hat.
Neben den Einschränkungen und Verpflichtungen in dieser Erklärung hält sich Solvay auch an die geltenden nationalen Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten, darunter an die DatenschutzGrundverordnung der EU (Verordnung (EU) 2016/679), die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, sowie an alle Gesetze und Vorschriften in den Rechtssystemen, in denen Solvay geschäftlich aktiv ist.

 

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für
(1) personenbezogene Daten, die durch eine oder einen der globalen Geschäftseinheiten, Funktionsbereiche/geschäftsunterstützenden Einheiten oder Tochterunternehmen von Solvay erfasst, aufbewahrt, verwendet oder anderweitig verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung ist global wirksam und gilt für alle Standorte von Solvay. Sie bildet die unverhandelbare Grundlage für die Verwendung personenbezogener Daten und kann nur durch strengere nationale Vorschriften ersetzt werden;
(2) personenbezogene Daten in jeglichem Format, einschließlich Computerdatensätzen und elektronischen Daten sowie Papierakten; und
(3) personenbezogene Daten, die Solvay für eigene Geschäftszwecke erfasst und verwendet.

In einigen Fällen verarbeitet Solvay personenbezogene Daten, die anderen Unternehmen gehören, insbesondere im Rahmen von Übergangsleistungsvereinbarungen. In diesen Fällen schützt Solvay die personenbezogenen Daten gemäß dieser Erklärung, hält sich an alle Gesetze, die diese Daten regulieren, und verwendet die Daten nur so, wie dies vom Dateneigentümer in einer Übergangsleistungsvereinbarung ausdrücklich autorisiert wurde.
Die Bedingungen dieser Erklärung gelten auch für Vermittler und Auftragnehmer, die im Auftrag von Solvay mit personenbezogenen Daten umgehen und diese verarbeiten.

 

Definitionen

Zu den Zwecken dieser Erklärung gelten die folgenden Definitionen:


Personenbezogene Daten“ (oder Daten einer Person), auch als Personendaten, persönliche Informationen oder persönliche Daten bezeichnet, sind alle Daten, anhand derer eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Zu ihnen gehören alle Daten, die entweder allein oder in Kombination mit anderen verfügbaren oder wahrscheinlich verfügbaren Daten Rückschlüsse auf die Identität einer Person zulassen, wie Name, Wohnanschrift, E-Mail Adresse, Identifikationsnummer, Gehalts- und Zusatzleistungsinformationen. Es erfolgt keine Unterscheidung zwischen personenbezogenen Daten einer Person in ihrer privaten, öffentlichen oder beruflichen Rolle, da diese Erklärung für alle Daten gilt.

Verarbeitung“ steht für jede Aktivität oder Abfolge von Aktivitäten, die – automatisch oder nicht automatisch – an personenbezogenen Daten ausgeführt wird, beispielsweise die Erfassung.

Sensible personenbezogene Daten“ sind personenbezogene Daten, die Informationen zu Krankheiten oder zum Gesundheitszustand, zur rassischen oder ethnischen Herkunft, zu politischen Meinungen, zur Religion oder zur Weltanschauung, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zum Sexualleben oder zu sexuellen Orientierung der Person preisgeben.

 

Datenschutzprinzipien

(1) Erfassung und Verwendung von Daten – Zwecke
Solvay erfasst und verwendet die personenbezogenen Daten zur Unterstützung und Weiterentwicklung seiner geschäftlichen Aktivitäten. Solvay verarbeitet personenbezogene Daten nur für begrenzte, eindeutige und berechtigte Zwecke und dies immer gemäß den geltenden Gesetzen. Wir können personenbezogene Daten folgender Art und zu folgenden Zwecken erfassen:

Beschäftigte
Solvay erfasst und verwendet nach Bedarf personenbezogene Daten von aktuellen und
zukünftigen Beschäftigten und unabhängigen Auftragnehmern für Personalverwaltungszwecke
und Beschäftigungsprozesse.

Kunden, Anbieter, Lieferanten und Subauftragnehmer
Bei unseren Kunden, Anbietern, Lieferanten und Subauftragnehmern handelt es sich meistens um Unternehmen, und Solvay erfasst personenbezogene Daten zu Personen, die bei diesen beschäftigt sind. Diese Geschäftskontaktdaten und andere persönliche Details werden zur Verwaltung vorhandener und zukünftiger Geschäftsbeziehungen verwendet.

Andere
Zusätzliche personenbezogene Daten können für die Zwecke, für die sie erfasst wurden, und zur Einhaltung rechtlicher Bestimmungen erfasst, verwendet und offengelegt werden, darunter die rechtlich vorgeschriebene Berichterstattung, die Untersuchung von Vorwürfen wegen
Fehlverhaltens und die Abwicklung und Verteidigung von rechtlichen Ansprüchen oder zur Abwehr von Klagen und um Vorladungen, gerichtlichen Anordnungen und anderen rechtlichen Pflichten nachzukommen. So können wir beispielsweise Daten zu Personen erfassen, die unsere Gebäude und Einrichtungen besuchen.

Solvay erfasst diese Daten nur auf angemessene und rechtmäßige Weise.

 

(2) Mitteilungen zum Datenschutz – Transparenz
Sofern notwendig informiert Solvay Personen über die Verarbeitung ihrer Daten und stellt diese Daten auf Verlangen auch zur Verfügung. Die Mitteilungen des Unternehmens zum Datenschutz enthalten insbesondere folgende Angaben:

  • die Art der Daten, die wir erfassen;
  • die Zwecke, zu denen wir personenbezogene Daten erfassen;
  • die Arten von Parteien, gegenüber denen wir personenbezogene Daten offenlegen;
  • die Vorkehrungen zum Schutz der Privatsphäre und Daten, die wir treffen; und
  • die Art und Weise, wie Zugriff auf personenbezogene Date, Berichtigungen von personenbezogenen Daten oder die Löschung personenbezogener Daten (sofern angemessen) verlangt werden kann.

Solvay zeigt auch Transparenz in Bezug auf die Übertragung von Daten ins Ausland. Sofern möglich enthalten Mitteilungen zum Datenschutz Angaben zur Art und Weise der Verwendung personenbezogener Daten innerhalb der Solvay-Gruppe und durch Dritte, zu den Zwecken solcher Übertragungen, zu den potenziellen Empfängern und zu den Schutzmaßnahmen, die Solvay ergreift, um ein angemessenes Maß an Schutz der übertragenen Daten sicherzustellen.

(3) Rechtmäßige Verarbeitung nach Treu und Glauben

Solvay verarbeitet personenbezogene Daten auf rechtmäßige Weise und nach Trau und Glauben. Dies beinhaltet, dass die gesamte Verarbeitung rechtmäßig erfolgt und insbesondere auf einen der nachfolgenden Gründe basiert, wie beispielsweise die Notwendigkeit der Verarbeitung für (i) die Vorbereitung und/oder Umsetzung eines Vertrags mit der Person, (ii) die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, denen Solvay nachkommen muss, (iii) den Schutz grundlegender Interessen der Person, (iv) der Ausführung einer Aufgabe, deren Ausführung im öffentlichen Interesse erfolgt, oder (v) berechtigte Interessen, die Solvay oder Dritte verfolgen, es sei denn, solche Interessen werden durch Interessen oder grundlegende Rechte und Freiheiten der Person überwogen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern.

Sollte für die Erfassung, Verwendung oder Offenlegung personenbezogener Daten nach den Gesetzen, dem Vertrag oder der Vereinbarung die Einwilligung einer Person erforderlich sein, wird Solvay darüber hinaus eine solche Einwilligung einholen, bevor die personenbezogenen Daten verarbeitet oder übertragen werden.

(4) Sensible Daten
Bestimmte Arten personenbezogener Daten gelten bei Solvay als besonders sensibel. Bei diesen sorgt Solvay in einem zusätzlichen und angemessenen Umfang für Datenschutz und Vertraulichkeit. Solvay erfasst und verwendet sensible personenbezogene Daten nur, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt oder wenn die Einwilligung der Person eingeholt wurde oder wenn es, sofern rechtlich zulässig, zwingende geschäftliche Gründe gibt.

(5) Richtigkeit von Daten
Solvay setzt angemessene Mittel ein, personenbezogene Daten hinreichend richtig, vollständig und aktuell zu halten, wie dies für die Zwecke, für die die Daten erfasst wurden, notwendig ist.

(6) Offenlegung von Daten
Interne Offenlegung
Im Allgemeinen können personenbezogene Daten innerhalb von Solvay weitergegeben werden, wenn dies zu vernünftigen und angemessenen Unternehmenszwecken rechtlich zulässig ist. Aber auch innerhalb von Solvay ist der Zugang zu personenbezogenen Daten auf diejenigen Beschäftigten, Vermittler oder Auftragnehmer beschränkt, die diesen Zugang zur Ausführung der ihnen zugewiesenen Aufgaben benötigen.

Externe Offenlegung
Die Offenlegung personenbezogener Daten an andere als die Beschäftigten, Vermittler oder Auftragnehmer von Solvay darf nur erfolgen, wenn dies laut Gesetz oder aufgrund einer gerichtlichen Anordnung zulässig oder erforderlich ist oder dies gemäß einer Vereinbarung oder einer Geschäftsnotwendigkeit oder mit der Einwilligung der Person erfolgt. Insbesondere gilt Folgendes:

   Beschäftigte
Solvay kann personenbezogene Daten über Arbeiter und Angestellte einer Reihe von Dritten gegenüber offenlegen, die den Beschäftigten des Unternehmens Leistungen bereitstellen, wie beispielsweise die Lohn- oder Gehaltsabrechnung oder die Verwaltung von Zusatzleistungen.

   Alle Personen
Personenbezogene Daten können in jedem Fall in Verbindung mit Aktivitäten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, in Reaktion auf die Anforderung von Daten durch eine Behörde oder im Rahmen der Sorgfaltspflicht, von Verhandlungen und der Veräußerung oder Übertragung unseres gesamten Unternehmens oder Teilen davon offengelegt werden.

(7) Speicherort personengebundener Daten und Übertragung ins Ausland
Personenbezogene Daten können unter Beachtung der geltenden Gesetze in den nationalen, regionalen oder globalen Hauptniederlassungen von Solvay, an Standorten von Solvay Tochterunternehmen oder unserer Dienstleister, in einem oder mehreren unserer internationalen Rechenzentren und über unsere Dienstleister in der Cloud gespeichert und verarbeitet werden.

Aufgrund der internationalen Aufstellung von Solvay findet zwischen den verschiedenen SolvayUnternehmen sowie Solvay und Dritten in verschiedenen Ländern eine große Zahl an Übertragungen personenbezogener Daten statt. Solvay bemüht sich sicherzustellen, dass zur Sicherung solcher Datenübertragungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen angemessene Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

(8) Schutz personenbezogener Daten
Zum besseren Schutz der Vertraulichkeit personenbezogener Daten ergreift Solvay der Sensibilität der Daten entsprechende Sicherheitsvorkehrungen. Zu diesen Sicherheitsvorkehrungen gehören angemessene administrative, technische und physische Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit personenbezogener Daten vor zu erwartenden Bedrohungen und vor unbefugtem Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Solvay unterhält auch ein wirksames Programm für den Umgang mit Datenschutzvorfällen und -verletzungen. Sofern nach geltenden Gesetzen erforderlich wird Solvay den zuständigen Behörden über Verletzungen der Vertraulichkeit personenbezogener Daten Meldung erstatten und/oder die betroffene Person informieren.

(9) Auskunft und Berichtigung – Rechte betroffener Personen
Solvay stellt betroffenen Personen auf Verlangen grundsätzlich eine Möglichkeit bereit, ihre eigenen personenbezogenen Daten zu prüfen, sich der Richtigkeit und Vollständigkeit ihrer personenbezogenen Daten zu vergewissern und diese gegebenenfalls berichtigen zu lassen. Solvay bietet betroffenen Personen eine angemessene Möglichkeit, der Erfassung, Verwendung und Offenlegung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

(10) Aufbewahrung
Solvay bemüht sich, die personenbezogenen Daten nicht länger aufzubewahren, als dies nach den geltenden Gesetzen zulässig ist.

 

Pflichten und Zuständigkeiten

Es ist Aufgabe aller Beschäftigten, am Schutz personenbezogener Daten mitzuwirken, indem sie sich gemäß dieser Erklärung verhalten. Jeder Beschäftigte hat außerdem die Pflicht, dazu beizutragen, dass die personenbezogenen Daten, die Solvay speichert, richtig und auf dem aktuellen Stand sind.

Solvay verfügt über ein Data Protection & Privacy Office, das für die Koordinierung der Aktivitäten von Solvay zur Einhaltung des Datenschutzes und für die Umsetzung einer effektiven Kommunikation und einer effektiven Schulung in Bezug auf diese Erklärung zuständig ist. Sofern nach nationalem Recht erforderlich wird Solvay Datenschutzbeauftragte auf nationaler oder lokaler Ebene benennen.

Es liegt in der Verantwortung der einzelnen globalen Geschäftseinheiten, Funktionsbereiche/geschäftsunterstützenden Einheiten oder Tochterunternehmen von Solvay und aller Beschäftigten, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Einhaltung dieser Erklärung sicherzustellen und jegliche Nichteinhaltung oder jegliche Verstöße an das Data Protection & Privacy Office zu melden.

Das Data Protection & Privacy Office ist für die Erstellung und Aktualisierung dieser Erklärung zuständig.

Verstöße gegen diese Erklärung können, vorbehaltlich geltender Gesetze und in Übereinstimmung mit diesen, angemessene Maßnahmen zur Folge haben, darunter Disziplinarmaßnahmen, Eindämmungsmaßnahmen und den Abbruch von Geschäftsbeziehungen.